Perpanjangan Sertifikat Merek: Urus Sendiri atau Pakai Jasa?

Kapan Waktu Perpanjangan Sertifikat Merek yang Ideal?

Idealnya mengurus sertifikat merek yang akan habis masa berlakunya tidak mepet dengan tanggal kadaluarsa. Sebaiknya kamu memiliki pengingat dari jauh-jauh hari bahwa sertifikat merek akah segera berakhir. 

Mengapa harus mempersiapkan dari jauh-jauh hari? Tujuannya agar kamu masih  punya waktu untuk mengecek data merek, memastikan kelas merek benar, dan merapikan dokumen yang akan diunggah. Jika ada kendala seperti perbedaan data, file buram, atau dokumen kurang lengkap, masih ada waktu untuk memperbaikinya. 

Jika masa berlaku hak merek sudah habis sedangkan proses administrasi belum beres, tentu ketiadaan sertifikat resmi ini bisa menjadi kendala. Apalagi jika bisnis sedang ada kerjasama dengan pihak lain. Oleh karena itu, idealnya proses perpanjangan sertifikat merek adalah enam bulan sebelum tanggal kadaluarsa. 

Syarat Perpanjangan Sertifikat Merek untuk Pebisnis

Syarat perpanjangan sertifikat merek adalah ketentuan yang harus terpenuhi dari sisi data dan kesiapan merek sebelum pengajuan dilakukan. Pebisnis sebaiknya mengecek bagian ini terlebih dahulu agar proses tidak tertahan karena koreksi atau revisi. Berikut ini beberapa syarat yang perlu dipastikan:

1. Merek memang sudah masuk waktu perpanjangan dan tidak menunggu sampai terlalu mepet masa berakhir.
2. Data pemilik merek (nama/identitas) sesuai dengan data yang tercatat pada pendaftaran sebelumnya.
3. Alamat dan informasi pemilik konsisten dengan data lama. Jika ada perubahan, maka siapkan dokumen perubahan data dengan rapi.
4. Kelas merek yang diperpanjang tepat sesuai dengan data yang tercatat dan sesuai kebutuhan bisnis.
5. Tidak ada ketidaksesuaian data seperti salah ketik nama, perbedaan penulisan, atau informasi yang sulit diverifikasi.
6. Kontak penanggung jawab harus tetap aktif agar komunikasi terkait kelengkapan berjalan lancar apabila dibutuhkan.

Syarat ini berfungsi sebagai pengecekan awal untuk memastikan merek siap diperpanjang tanpa adanya hambatan yang tidak perlu.

Dokumen Perpanjangan Sertifikat Merek yang Wajib Disiapkan

Dokumen perpanjangan sertifikat merek adalah berkas yang harus kamu siapkan untuk proses pengajuan. Setelah syarat perpanjangan sertifikat merek di atas aman, pemilik bisnis harus memastikan semua dokumen lengkap, jelas, dan mudah dibaca agar tidak terjadi revisi karena file buram atau kurang. Berikut dokumen yang harus kamu siapkan: 

• Identitas pemilik (perorangan) atau dokumen badan usaha (jika pemiliknya perusahaan).
• Data merek (nama merek dan detail pendaftaran yang relevan).
• Nomor pendaftaran/sertifikat merek untuk pencocokan data.
• Data kelas merek yang akan diperpanjang.
• Dokumen pendukung perubahan data (jika ada perubahan nama, alamat, atau penanggung jawab).
• Surat kuasa (bila pengurusan perpanjangan merek menggunakan pihak lain/jasa).

Agar rapi, simpanlah berkas-berkas tersebut dalam satu folder khusus legal dan menggunakan format penamaan file yang seragam, misalnya NAMA-MEREK_KELAS_TAHUN.

Berapa Biaya Perpanjangan Sertifikat Merek?

Biaya untuk proses perpanjangan sertifikat merek bukan hanya sebatas biaya administrasi saja. Perlu untuk memetakan kebutuhan agar anggaran tidak mengganggu cash flow. Komponen biaya yang butuh dipertimbangkan adalah sebagai berikut:

1. Biaya Resmi Pemerintah 

Biaya untuk perpanjangan sertifikat merek akan masuk pada Penerimaan Negara Bukan Pajak (PNPB) lewat Direktorat Jenderal Kekayaan Intelektual (DJKI). 

Biaya resmi untuk perpanjangan sertifikat merek tergantung kelas barang/jasa dan tergantung status pemohon serta waktu pengajuan.

• Pengajuan perpanjangan merek tepat waktu atau 6 bulan sebelum habis masa berlaku untuk umum sekitar Rp 2.250.000 per kelas
• Pengajuan perpanjangan merek tepat waktu atau 6 bulan sebelum habis masa berlaku untuk UMKM sekitar Rp 1.000.000 per kelas 
• Pengajuan perpanjangan merek setelah masa berlaku habis atau dalam 6 bulan masa tenggang untuk umum sekitar Rp 4.500.000 per kelas
• Pengajuan perpanjangan merek setelah masa berlaku habis atau dalam 6 bulan masa tenggang untuk UMKM sekitar Rp 2.000.000 per kelas 

2. Biaya Tambahan

Selain biaya resmi yang harus dibayarkan pada pemerintah, ada banyak biaya tambahan yang seringkali luput dari perhitungan. Contohnya jika ada biaya untuk pembaruan arsip data perusahaan ataupun biaya jasa jika kamu memakai bantuan layanan pihak ketiga untuk pengecekan berkas, pengajuan, dan pemantauan proses.

Dari sudut pandang bisnis, biaya perpanjangan sertifikat merek lebih kecil daripada risiko ketika hak merek tidak terjaga. Sertifikat merek yang legal akan mempermudah transaksi kemitraan, ekspansi distribusi, dan aktivitas komersial lain yang membutuhkan bukti kepemilikan brand. 

Karena itu, pebisnis menganggap biaya untuk perpanjangan sertifikat merek sebagai biaya proteksi aset, bukan sebatas biaya administratif biasa.

Langkah Perpanjangan Sertifikat Merek: Urus Sendiri vs Pakai Jasa

Ada dua pilihan yang bisa kamu ambil ketika hendak melakukan proses perpanjangan sertifikat merek. Apakah akan mengurus semuanya sendiri atau memutuskan untuk menggunakan jasa pihak ketiga. Tentu saja kedua pilihan ini ada kelebihan dan kekurangan masing-masing. 

1. Mengurus Secara Mandiri 

Langkah perpanjangan sertifikat merek secara mandiri cocok untuk pemilik bisnis yang memiliki waktu, teliti, dan dokumen yang rapi. Alurnya umumnya seperti berikut:

1. Cek masa berlaku dan data merek: Pastikan merek yang akan diperpanjang sesuai, termasuk kelas merek dan data pemilik.
2. Siapkan syarat dan dokumen: Rapikan file, pastikan scan terbaca jelas, dan tidak ada dokumen yang tertinggal.
3. Lakukan pengajuan perpanjangan: Ikuti prosedur pengajuan sesuai ketentuan yang berlaku.
4. Pantau status proses: Pemilik bisnis perlu memeriksa progres secara berkala sampai selesai.

Kelebihan dari mengurus mandiri adalah menghemat biaya jasa. Namun, tentun konsekuensi terbesarnya adalah mengorbankan banyak sekali waktu. Terutama jika ada revisi karena kesalahan input atau dokumen kurang lengkap, proses bisa berulang dan memakan energi. 

Waktu yang tersita ini seringkali juga bisa mengganggumu dari fokus utama pebisnis yaitu penjualan, produksi, dan layanan pelanggan.

2. Menggunakan Jasa Pengurusan Sertifikat Merek 

Pemilik bisnis biasanya memilih untuk memakai jasa pengurusan sertifikat merek supaya proses lebih ringkas dan minim risiko kesalahan administrasi. Berikut ini alur perpanjangan sertifikat merek jika kamu memilih untuk menggunakan jasa: 

1. Konsultasi data merek dan kebutuhan perpanjangan: Layanan jasa pengurusan sertifikat merek akan mengecek merek, kelas, serta status dan kesiapan berkas.
2. Verifikasi dokumen: Berkas diperiksa lebih dulu untuk mengurangi risiko revisi karena ketidaksesuaian data atau file tidak jelas.
3. Pengajuan dan monitoring: Proses pengajuan dilakukan, lalu status dipantau sampai ada hasil.
4. Update progres yang terarah: Pemilik bisnis mendapat informasi progres tanpa harus mengecek sendiri setiap saat.

Kelebihan utama memakai jasa adalah efisiensi waktu, terutama bagi pemilik bisnis yang jadwalnya padat. Kekurangannya tentu ada tambahan biaya jasa. Namun, bagi banyak pebisnis, biaya tersebut dianggap sepadan karena mengurangi risiko keterlambatan dan bisa tetap fokus pada transaksi jual beli.

Amankan Perpanjangan Sertifikat Merek Tanpa Ribet

Perpanjangan sertifikat merek akan terasa lebih ringan jika pemilik bisnis memiliki dokumen yang lengkap. Akan tetapi jika kamu berada dalam situasi seperti ini: 

• Jadwal pemilik bisnis padat dan tidak punya waktu untuk input data serta memantau status proses.
• Dokumen belum rapi atau tersebar di banyak tempat, sehingga rawan ada file yang tertinggal.
• Ada perubahan data (alamat, penanggung jawab, atau data perusahaan) dan butuh pengecekan agar tidak salah.
• Mengurus lebih dari satu merek atau multi-kelas, sehingga pengurusan mandiri berpotensi memakan waktu lebih lama.
• Butuh progres yang jelas untuk kebutuhan komersial seperti kerja sama reseller/distributor, ekspansi, atau pitching ke mitra.
• Ingin menekan risiko revisi akibat dokumen buram atau data tidak konsisten.

Maka lebih baik kamu menggunakan Jasa Pengurusan Sertifikat Merek agar proses perpanjangan lebih efisien dan tidak mengganggu aktivitas jual beli harian. Jasa ini akan membantu mengurus semua pendaftaran sertifikat hak merek hingga selesai. Kalau kamu akan memperpanjang, maka bisa memilih paket perpanjangan sertifikat merek.

Semoga artikel ini bermanfaat dan proses perpanjangan sertifikat merek bisnismu berjalan lancar ya!

FAQ

1. Berapa masa berlaku sertifikat hak merek? 

Masa berlaku sertifikat hak merek adalah 10 tahun sejak tanggal penerimaan pendaftaran.

2. Apakah sertifikat merek yang sudah terbit bisa diperbaiki?

Sertifikat Merek yang telah diterbitkan dapat diajukan perbaikan jika terdapat kesalahan pada saat mengajukan permohonan atau terdapat kesalahan pada saat penerbitan sertifikat.

3. Di mana tempat pengambilan sertifikat merek?

Kamu harus datang ke Dirjen HKI untuk mengambil sertifikat merek.