Perlindungan Rahasia Dagang, Panduan Proteksi Aset Berharga

Dalam dunia bisnis dengan persaingan ketat, informasi jadi aset sangat berharga. Seorang pengusaha kuliner mempunyai resep rahasia atau ahli teknologi menemukan formula baru untuk produknya. Semua populer dengan sebutan rahasia dagang, sehingga proteksi atau perlindungan rahasia dagang jadi langkah penting untuk menjaga bisnis tetap unggul.

Namun, masih banyak pebisnis belum memahami pentingnya perlindungan rahasia dagang. Sehingga aset mereka pun menjadi tidak aman karena orang lain mungkin memakainya. Karena itu, artikel berikut akan mengupas seputar sistem perlindungan terhadap rahasia dagang secara lengkap. 

Pentingnya Perlindungan Rahasia Dagang

Sebelum berdiskusi lebih jauh, pahami dulu sebenarnya apa itu rahasia dagang. Mudahnya, rahasia dagang mencakup berbagai informasi rahasia seputar cara produksi, pengolahan, menjual, maupun aspek lain dalam sektor perniagaan. Informasi tersebut menjadi rahasia karena tidak banyak orang tahu, tapi punya angka ekonomi. 

Misalnya, ilmuwan menemukan formula kimia baru untuk pengobatan, pekerja seni punya rancangan desain produk teranyar, atau langkah pemasaran jitu nan efektif. Sudah tentu, informasi tersebut memberi keuntungan persaingan untuk pemilik sahnya. 

Lalu, mengapa perlindungan rahasia dagang jadi hal penting? Pastinya untuk proteksi agar bisnis tidak merugi karena berbagai kondisi tak terduga. Dari proteksi tersebut, pengusaha dapat mempertahankan keunggulan, menjaga investasi untuk riset serta pengembangan, juga terlindungi dari kerugian finansial. 

Masa Perlindungan Rahasia Dagang

Rahasia dagang menjadi salah satu bentuk dari aset intelektual. Namun, membahas soal lama perlindungannya, bentuk aset tersebut sangat menarik. Sebab, tidak ada jangka waktu perlindungan rahasia dagang secara tegas, seperti hak cipta, merek, atau paten. 

Jika begitu, apakah berarti jangka waktu rahasia dagang bersifat selamanya? Coba pahami dulu penjelasan berikut. 

Mudahnya, proteksi rahasia dagang dapat tetap ada selama informasi masih rahasia, serta masih punya nilai ekonomi. Jadi, aset tetap memperoleh proteksi selama pemiliknya masih menjaga kerahasiaannya. Pertanyaan lain yang muncul, kapan perlindungan rahasia dagang selesai? Faktor penentunya adalah sebagai berikut:

• Kalau masyarakat umum sudah mengetahui informasi tersebut.
• Pemilik sah mengungkapkan kerahasiaan tanpa perjanjian kerahasiaan dari pihak penerima.
• Pihak lain berhasil menemukan maupun mengembangkan informasi tadi secara sah serta independen. 

Cara Proteksi Rahasia Dagang

Menjaga kerahasiaan dagang tentu bukan hal mudah, tidak bisa pula melakukannya secara asal. Terdapat beberapa cara untuk menguatkan perlindungan rahasia dagang, seperti: 

1. Ciptakan Batasan Akses

Hal pertama adalah membuat batasan akses, selektif dalam memberikan izin pada pihak tertentu untuk mengaksesnya. Semakin sedikit orang tahu, tentu semakin rendah risiko terjadi kebocoran informasi. 

Pastikan setiap karyawan punya akses berbeda, sesuaikan dengan tanggung jawab maupun tugas utama saja. Pembatasan akses tersebut berlaku pula untuk dokumen fisik. 

2. Buat Perjanjian Kerahasiaan

Non-Disclosure Agreement (NDA) atau perjanjian kerahasiaan merupakan bukti legal antara dua pihak, misalnya perusahaan dengan karyawan atau perusahaan dengan mitra. Kontrak tersebut isinya terkait regulasi informasi rahasia, memastikan bahwa pihak penerima tidak akan mengungkapkan informasi kerahasiaan pada pihak lain tanpa izin pemilik. 

Selain itu, NDA juga menginformasikan jangka waktu perjanjian, kewajiban lain bagi pihak penerima, serta dampak hukum jika terbukti melakukan pelanggaran. 

3. Proteksi Ganda

Perlindungan rahasia dagang sebaiknya berlapis, baik fisik maupun digital. Bagi dokumen fisik, simpan pada tempat terkunci dengan keterbatasan akses, musnahkan dokumen tidak perlu, juga pastikan untuk mengontrol akses ke area sensitif perusahaan. 

Sementara, proteksi digital termasuk menggunakan kata sandi kuat serta unik, memakai enkripsi data untuk penyimpanan maupun transmisi. Pasang pula firewall serta perangkat lunak antivirus, pun menerapkan kendali akses berbasis peran pada jaringan. 

4. Beri Label Informasi

Berikan label jelas untuk setiap dokumen, baik fisik maupun digital, misalnya confidential atau rahasia. Pemberian label membantu mengurangi risiko kebocoran informasi secara tidak sengaja karena kelalaian atau misinformasi. 

5. Training Pekerja

Pekerja adalah garda paling depan dalam memastikan informasi rahasia perusahaan tetap aman. Karena itu, memberikan training pada pekerja akan urgensi rahasia dagang tidak ada salahnya, termasuk mengetahui risiko kebocoran data serta prosedur proteksinya. 

6. Pengawasan serta Pemantauan

Perlindungan rahasia dagang pun termasuk mengawasi serta memantau, menghindari potensi ancaman sejak dini. Lakukan audit akses sistem secara berkala, pantau lalu lintas jaringan guna mengidentifikasi perpindahan data ilegal atau mencurigakan. Pun, awasi pula kepatuhan karyawan akan kebijakan kerahasiaan.

Syarat Perlindungan Rahasia Dagang yang Wajib Ada

Informasi rahasia berhak memperoleh perlindungan rahasia dagang tentu ada syaratnya. Pemiliknya harus memastikan telah memenuhi aspek-aspek berikut: 

1. Informasi Sifatnya Rahasia

Syarat utamanya tentu saja informasi harus rahasia, tidak ada pihak mengetahuinya, baik khalayak umum maupun dalam cakupan internal bisnis. Pemilik harus sebisa mungkin jaga kerahasiaan informasi tersebut. 

2. Terdapat Nilai Ekonomi

Selain itu, informasi juga wajib punya nilai ekonomi atau komersial potensial apabila orang lain mengetahuinya. Misalnya, persaingan, peningkatan keuntungan, atau operasional lebih efisien. 

3. Kerahasiaan Terjamin

Pemilik sah wajib melakukan berbagai upaya guna memastikan informasi tadi tetap terjaga kerahasiaannya. Misalnya, melakukan pembatasan akses informasi, perjanjian rahasia dengan berbagai pihak, serta meningkatkan sistem keamanan ganda. 

Jaminan Perlindungan Aset dengan Registrasi Merek Dagang

Mendapatkan perlindungan rahasia dagang sama krusialnya seperti melindungi aset intelektual lainnya, misalnya merek bisnis. Risiko penyalahgunaan tetap sama besarnya, termasuk duplikasi merek, bahkan pencurian aset belum terdaftar.

Dari sini, pengusaha tentu memahami betapa krusialnya registrasi merek. Tidak hanya jadi bentuk ciri khas, tapi juga jaminan kalau merek aman serta tidak ada pihak memakainya tanpa izin. Jika tidak sempat untuk registrasi merek secara mandiri, manfaatkan Layanan Daftar Merek Profesional. 

Selain bantuan registrasi merek, layanan tepercaya juga biasanya menawarkan jasa lain, seperti pendampingan saat terjadi sengketa, serta Layanan Perpanjangan Merek. Sehingga, prosesnya jadi lebih ringkas serta mudah. 

FAQ:

1. Mengapa perlu perlindungan rahasia dagang?

Supaya tidak ada pihak lain menggunakan informasi tersebut untuk keuntungan pribadi, termasuk persaingan bisnis. 

2. Apakah ada batas waktu proteksi rahasia dagang?

Tidak ada, durasi proteksinya fleksibel. Kalau informasi tadi masih bersifat rahasia, maka perlindungan masih ada.

3. Benarkah perlu registrasi rahasia dagang?

Meski masuk dalam aset intelektual, tidak perlu registrasi rahasia dagang seperti halnya paten atau merek dengan proses registrasi formal. Asalkan informasi tadi masih rahasia, tentu masih aman.

4. Bagaimana cara meningkatkan proteksi rahasia dagang?

Kalau bentuknya fisik, simpan pada tempat spesifik serta orang lain tidak mudah melihat atau menemukannya. Jika berupa digital, tambah proteksi dengan keamanan kuat, sistem enkripsi, atau memasang perangkat lunak antivirus. 

5. Apa itu NDA?

NDA adalah istilah perjanjian kontrak antara dua pihak, misalnya perusahaan dengan karyawan terkait jaminan kerahasiaan, termasuk durasi serta kewajiban dari pihak penerima. Jika terjadi pelanggaran, dokumen tersebut turut memberikan konsekuensinya.